Quản lý đặt phòng

Đặt phòng từ Mini App và đặt thủ công đều đổ về menu Đặt phòng. Bài này hướng dẫn quy trình từ lúc khách đặt đến khi trả phòng.

1. Giao diện trang Đặt phòng

Thanh tìm kiếm & lọc

Bộ lọc	Mô tả
Ô tìm kiếm	Tìm theo tên khách hàng hoặc SĐT
Khoảng ngày	Chọn ngày bắt đầu - kết thúc
Trạng thái	Nút lọc: Tất cả, Chờ xếp phòng, Đã xác nhận, Đang ở, Khách không đến, Đã hủy, Lưu kho

Bảng đặt phòng

Cột	Mô tả
ID	Mã đặt phòng
Khách hàng	Tên + SĐT khách
Nguồn	Nguồn đặt (Mini App, Walk-in, Điện thoại...)
Phòng	Số phòng hoặc "Chưa xếp"
Thời gian	Ngày nhận - trả phòng
Trạng thái	Badge trạng thái
Thanh toán	Số tiền đã thanh toán
Còn lại	Số tiền còn phải trả
Thao tác	Nút hành động

Nhấn vào một dòng để mở chi tiết booking.

2. Vòng đời một booking

Trạng thái	Ý nghĩa	Hành động
Chờ xếp phòng (pending)	Khách vừa đặt, chưa gán phòng	Xếp phòng
Đã xác nhận (confirmed)	Đã gán phòng, chờ khách đến	Check-in
Đang ở (checked_in)	Khách đã nhận phòng	Check-out
Đã trả phòng (checked_out)	Hoàn tất	—
Khách không đến (no_show)	Khách không xuất hiện	—
Đã hủy (cancelled)	Đã hủy	—
Lưu kho (archived)	Đã lưu trữ	—

3. Xếp phòng cụ thể

Vào menu Xếp phòng. Trang có 2 tab:

Tab 1: Khách vang lai

Dành cho khách đến trực tiếp (walk-in).

Giao diện: Bên trái là lưới phòng (hoặc timeline), bên phải là form check-in.

Lưới phòng:

• Hiển thị tất cả phòng theo ngày
• Màu: xanh (trống), đỏ (đã đặt), vàng (dọn dẹp)
• Nhấn vào phòng trống để chọn

Form check-in cho khách vang lai:

Trường	Mô tả
Họ tên khách	Tìm khách hàng hiện có hoặc tạo mới
Số điện thoại	SĐT khách
Email	Email khách
CMND/CCCD	Số giấy tờ
Loại đặt phòng	"Theo giờ", "Qua đêm", "Theo ngày"
Thời lượng	Số giờ (chỉ khi đặt theo giờ)
Người lớn	Số người lớn
Trẻ em	Số trẻ em
Phương thức thanh toán	"Tiền mặt", "Chuyển khoản", "ZaloPay"
Số tiền trả trước	Số tiền khách trả trước
Ghi chú	Ghi chú nội bộ

Giá tự động tính: Hệ thống hiển thị giá real-time dựa trên cấu hình giá, loại đặt phòng và thời gian.

Nhấn "Check-in" để hoàn tất.

Tab 2: Đặt phòng online

Dành cho booking từ Mini App cần xếp phòng.

Giao diện: Bên trái là lưới phòng, bên phải là danh sách booking chờ xử lý.

Danh sách booking chờ:

• Hiển thị: Trạng thái + ID, Tên khách + SĐT, Loại phòng, Số khách, Thời gian, Thanh toán, Tổng tiền
• "Gợi ý xếp phòng:" — Hệ thống tự gợi ý phòng phù hợp theo loại phòng
• Nhấn nút phòng (P.101, P.102...) để xếp phòng nhanh
• Nếu không có phòng phù hợp: hiện cảnh báo "Không có phòng phù hợp"

Xếp phòng:

1. Chọn booking từ danh sách bên phải
2. Nhấn vào phòng trống trong lưới bên trái
3. Phòng được gán cho booking

Chế độ xem

• Grid — Hiển thị lưới phòng theo ngày
• Timeline — Hiển thị timeline đặt phòng (trục ngang = thời gian, trục dọc = phòng)

Dùng nút điều hướng ngày (trước/sau) để xem ngày khác.

4. Xử lý đặt phòng

Hành động trên mỗi booking

Hành động	Điều kiện	Mô tả
Xếp phòng	Chưa có phòng	Chuyển sang trang Xếp phòng
Check-in	Đã có phòng, trạng thái pending/confirmed	Xác nhận nhận phòng
Check-out	Trạng thái checked_in	Xác nhận trả phòng
Lưu kho	Không phải archived	Lưu trữ booking
Hủy	Không phải cancelled/checked_out/archived	Hủy booking

Modal xác nhận Check-in

Hiển thị thông tin: Tên khách + SĐT, Số phòng, Thời gian check-in.

Modal xác nhận Check-out

Hiển thị:

• Tên khách + SĐT
• Số phòng
• Thời gian check-out
• Trạng thái trả sớm/trễ + phí phát sinh (nếu có)
• Tóm tắt thanh toán: Tiền phòng + Dịch vụ, Phí trả trễ, Đã thanh toán, Còn lại

Modal hủy booking

Hiển thị thông tin booking và xác nhận hủy.

5. Chi tiết booking

Nhấn vào một booking để mở trang chi tiết:

• Thông tin khách hàng: Tên, SĐT, email, CMND/CCCD
• Thông tin phòng: Loại phòng, số phòng, tiện nghi
• Thời gian: Nhận phòng - Trả phòng
• Thanh toán: Tổng tiền, đã thanh toán, còn lại
• Dịch vụ phát sinh: Danh sách dịch vụ add-on
• Lịch sử thay đổi: Log các thay đổi trạng thái

6. Dịch vụ phát sinh & phụ thu

• Thêm dịch vụ add-on (mini bar, giặt là, spa, tour…) vào booking — quản lý danh mục này ở menu Sản phẩm của khách sạn.
• Điều chỉnh ngày/phòng, ghi nhận phụ thu khi cần.
• Phí ở quá giờ được tính theo chính sách overstay đã cấu hình (xem Thiết lập phòng & cấu hình giá).

Mẹo: Xác nhận booking sớm và gửi thông báo qua Zalo để khách yên tâm và giảm tỉ lệ no-show.

Bước tiếp theo

Tăng tỉ lệ quay lại bằng tích điểm & hạng thành viên và nhắc hẹn/CSKH qua tin nhắn ZBS.

Mẹo & Best Practices

1. Xếp phòng ngay khi có booking — Tránh quên và bị trùng phòng
2. Dùng timeline để quản lý nhiều phòng — Chế độ xem timeline giúp thấy rõ phòng nào trống/đã đặt
3. Check-in sớm cho khách vang lai — Dùng form "Khách vang lai" để tạo booking và check-in cùng lúc
4. Kiểm tra phụ thu trước check-out — Hệ thống tự tính phí trả trễ, nhưng nên kiểm tra lại
5. Lưu kho booking cũ — Để danh sách gọn gàng, lưu kho booking đã hoàn tất

Câu hỏi thường gặp

Q: Khách muốn đổi phòng thì sao? A: Mở chi tiết booking → Thay đổi phòng → Chọn phòng mới.

Q: Booking từ Mini App chưa xếp phòng thì xử lý thế nào? A: Vào tab "Đặt phòng online" trong trang Xếp phòng, chọn booking và gán phòng.

Q: Khách đến sớm hơn giờ check-in tiêu chuẩn? A: Hệ thống tính phụ thu check-in sớm theo cấu hình giá (theo giờ hoặc theo %).

Q: Làm sao biết booking nào cần xử lý trước? A: Lọc theo trạng thái "Chờ xếp phòng" — đây là booking cần ưu tiên.

Q: Khách không đến thì xử lý thế nào? A: Nhấn nút "Khách không đến" (no_show) trên booking. Có thể cấu hình phạt no-show.